Apply Visa Schengen Finlandia

Tulisan ini saya buat berdasarkan pengalaman saya saat aplikasi visa ke Finlandia untuk keperluan student exchange, kunjungan keluarga, dan liburan akhir Mei-awal Juli 2019 lalu. Sumbernya adalah website VFS Finlandia dan informasi dari agen VFS via telepon.

Saat itu saya adalah applicant dengan multiple purpose, paspor yang masih kosong, sebagai mahasiswa sekaligus asisten penelitian, serta memiliki nama yang berbeda pada paspor dan identitas lain. Semoga tulisan ini bisa bermanfaat untuk applicant lain yang memiliki situasi serupa.

Apakah ribet? Iya, tapi tidak terlalu. Meskipun cukup banyak dokumen yang diperlukan, yang penting adalah: ikuti checklist yang ada di website kedutaan/VFS negara terkait. Penjelasan yang lebih detil bisa dibaca di bawah ini. 

Pertama: kenali jenis visa yang ingin di-apply

Tahap ini menentukan checklist mana yang harus dilengkapi dan untuk menjawab pertanyaan di form aplikasi visa.

Yang menentukan jenis visa adalah applicant-nya sendiri. Bagaimana jika tujuan kunjungannya lebih dari satu seperti saya? Pilih satu kegiatan sebagai tujuan utama, paling mudah ditentukan berdasarkan mayoritas waktu akan digunakan untuk tujuan yang mana.

Kunjungan saya saat itu terutama untuk study (student exchange), sehingga saya menggunakan checklist ini.

Kedua: lengkapi dokumen sesuai checklist

Panduan di checklist sudah cukup jelas, ada beberapa catatan yang akan saya bagikan disini.

1. Isi form aplikasi visa selengkap-lengkapnya. Untuk tujuan multipel, klik semua tujuan kunjungan pada bagian main purpose(s). Bagian alamat, e-mail, dan contact person diisi sesuai dengan tujuan utama kunjungan. Ini screenshot Schengen Visa Application Form yang sudah diisi
   
   
   
   
2. Pas foto untuk visa Schengen bisa di studio foto beberapa hari sebelum apply, atau photo box di kantor VFS Kuningan City di hari H sebelum apply.
3. Paspor yang masih berlaku lebih dari 3 bulan setelah kembali
4. Foto kopi halaman informasi paspor yaitu halaman paling depan yang ada foto dan identitas lainnya, serta halaman paling belakang yang sudah ditanda tangan
5. KTP, KK, dan akte lahir asli dan terjemahan. Dokumen tersebut bisa menggunakan terjemahan sendiri. Untuk dokumen lainnya yang masih dalam bahasa Indonesia harus diterjemahkan dengan penerjemah tersumpah (kecuali, jika dokumen tersebut sudah dibuat dalam bahasa Inggris dari awalnya).
6. Surat keterangan kerja, yang ada kop dan stempelnya. Bagi pelajar, yang dilampirkan adalah kartu mahasiswa (asli dan terjemahan sendiri). Kalau hilang, bisa dengan surat keterangan mahasiswa dari universitas yang distempel.
7. Tiket PP reservasi, menjadi syarat yang cukup tricky. Trik saya untuk mendapatkan tiket dengan harga lebih murah dan cara mendapatkan tiket PP reservasi akan saya jelaskan di tulisan terpisah.
8. Invitation letter yang dilampirkan bisa lebih dari satu. Saat itu saya melampirkan invitation letter dari FiMSIC (organisasi student exchange yang saya ikuti) dan dari saudara saya
9. Travel insurance untuk semua negara Schengen dan minimum mencakup 30.000 euro. Dokumen ini bisa didapatkan online atau offline. Saat itu saya mengurusnya di kantor ACA Cikini, di sana langsung dijelaskan paket mana yang sesuai untuk visa dan harganya. Untuk perjalanan 41 hari, dan setelah mendapat diskon 15%, saya membayar sekitar 735 ribu rupiah. Saat apply ke kantor VFS, cukup copy-an nya saja yang dibawa.
10. Rekening koran, menjadi persyaratan yang kurang jelas, hanya disebutkan "bukti dana yang cukup", silakan diklik link nya untuk penjelasan poin ini.
11. Bukti akomodasi atau reservasi tempat tinggal. Saat itu saya melampirkan dokumen yang berisi alamat student flat tempat saya tinggal. Alternatifnya, bisa melampirkan bukti reservasi dari booking.com misalnya.
12. Travel plan. Format bebas, yang penting lengkap dan jelas. Contoh format travel itinerary yang saya buat adalah seperti ini:
13. Karena memiliki nama yang berbeda pada paspor dan identitas lain, saya melampirkan surat keterangan dari ketua RT perihal perbedaan nama yang ditanda tangan dan distempel. Contohnya seperti ini: 

Setelah lengkap, semua dokumen disusun berdasarkan urutan yang ada di checklist.

Ketiga: pemilihan jadwal appointment

Memilih jadwal appointment bisa dilakukan sebelum atau setelah melengkapi dokumen yang ada di checklist. Kita bisa memilih tanggal dan waktu spesifik. Tertulis di form untuk datang 15 menit sebelum jadwal yang telah saya pilih.

Keempat: hari-H aplikasi visa

Saat itu saya datang ke kantor VFS sejam lebih awal dari waktu yang saya pilih. Maklum, pengalaman pertama jadi buat jaga-jaga. Tapi ternyata, memang benar, saya baru diperbolehkan masuk ruangan 15 menit sebelum jadwal yang diajukan. Yang perlu dibawa adalah semua dokumen sesuai checklist dan uang cash untuk bayar visa fee. Applicant dengan study purpose semestinya bebas biaya, tapi karena saya punya tujuan lain, saya tetap harus membayar biaya visa.

Setelah itu, saya menunggu hasilnya, yaitu 15 hari sesuai tanggal kalender.

Sekian pengalaman saya dalam aplikasi Visa Schengen Finlandia. Take home message: just follow the instructions. Kalau bingung, bisa telepon customer service nya. Dari pengalaman saya, CS agen visa Finlandia sangat responsif. Telepon saya hampir selalu langsung diangkat dan pertanyaan dijawab dengan jelas.

Sebagai tambahan, memang akan lebih mudah jika menggunakan seperti jasa travel untuk mengurus visa. Namun, berdasarkan pengalaman teman yang beberapa kali sudah dapat visa, lebih baik mengurus visa sendiri karena lebih terkontrol dan untuk menghemat biaya.

Semoga bermanfaat 😁